Worauf Sie beim Kauf eines neuen Kassensystems achten sollten
Das Kassensystem ist ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen aller Größen und Branchen.
In einer komplexen Geschäftswelt, in der die hohen Ansprüche von Kunden und Mitarbeitenden, aber auch die Anforderungen der Behörden zunehmend beachtet werden müssen, ist ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Kassensystem ein wichtiger Faktor für Ihren Unternehmenserfolg. Mit der Einführung eines modernen Kassensystems können Geschäftsprozesse vereinfacht, die Kundenbindung gestärkt und die Arbeitsabläufe optimiert werden.
In diesem Artikel werden die wichtigsten Punkte erläutert, auf die bei der Wahl eines neuen Kassensystems geachtet werden sollte.
Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme
Beim Kauf eines neuen Kassensystems sollten die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden. In Deutschland gelten seit dem 1. Januar 2020 die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) sowie die "Kassensicherungsverordnung" (KassensichV). Diese Gesetze stellen sicher, dass Kassensysteme manipulationssicher sind und alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Zur Umsetzung der Kassensicherungsverordnung ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorgeschrieben, die die Daten auf dem Kassensystem verschlüsselt und vor Manipulation schützt. Diese kann entweder als Hardware-Produkt vorliegen (USB-Stick, SD-Karte etc.) oder in der Cloud bereitgestellt werden.
Was ist bzw. woraus besteht ein Kassensystem?
Ein Kassensystem besteht generell aus Kassensoftware und Kassenhardware.
Die Kassensoftware kann entweder Cloud-basiert oder lokal auf einem Rechner oder Server installiert sein. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile auf die wir im weiteren Verlauf dieses Blog-Artikels noch eingehen.
Die Kassenhardware besteht generell aus folgenden Komponenten:
- Einer Recheneinheit mit installiertem Betriebssystem (Windows, Android, iOS, Linux, ...),
- einem Eingabegerät (Touch, Tastatur, Maus) und
- einer Anzeigeeinheit (Bildschirm), sowie
- diverses Kassenzubehör.
Bei den meisten Kassensystemen sind Recheneinheit, Eingabegerät, Anzeigeeinheit oder sogar übliches Zubehör für Kassen zusammen in einem System realisiert. Die Bezeichnungen für ein solches System variieren: All-in-One Kasse, Touch-Terminal, Touch-Kasse, (...).
Viele Kassensoftware-Produkte können auch auf einem normalen Laptop oder PC mit Maus und Tastatur verwendet werden.
In den letzten Jahren haben auch sogenannte Tablet-Kassen gerade in kleineren Unternehmen den Markt geflutet. Das Tablet dient dabei als zentrales Eingabe- und Anzeigegerät, an dem entsprechendes Kassenzubehör angeschlossen wird. In der Regel wird auf Tablet-Kassen mit Cloud-basierter Kassensoftware gearbeitet. Welche Vorteile und Nachteile Tablet-Kassen haben, erläutern wir ebenfalls in diesem Blog-Artikel.
Eine weitere Art die immer beliebter wird und zukünftig von höhere Bedeutung sein könnte, sind die sogenannten "Self-Checkout-Kassen" oder "Self-Checkout-Terminals". Also Kassensysteme, die ohne einen Kassierer auskommen. Hier erfasst der Kunde seine Produkte selbst bzw. sie werden automatisch erkannt und entsprechend abgerechnet.
Welches Kassenzubehör gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Kassenzubehör, die für den korrekten Betrieb eines Kassensystems notwendig sind oder optional verwendet werden können. Bei der Beschaffung eines neuen Kassensystems sollten Sie klären, ob das gewünschte Kassenzubehör verwendet werden kann.
Hier einige Beispiele:
- Belegdrucker / Bondrucker (Kabelgebunden oder kabellos)
- Barcode-Scanner (Kabelgebunden oder kabellos)
- Kassenlade
- Kundendisplay (Farbdisplay oder 2x20 Zeichen-Display; integriert oder extern)
- Küchen-/Thekenmonitor
- Rechnungsdrucker
- Kellnerschloss
- Fingerabdrucksensor
- NFC-Sensor
- RFID-Sensor
- Guestcheck-Drucker
- Mobile Geräte zur Bestellannahme
- Mobile Geräte für Warenein- und Ausgang oder Inventuren
Vor- und Nachteile eines Tablet-Kassensystems
Vorteile eines Tablet-Kassensystems:
- Mobilität: Tablets sind leicht und tragbar, was es dem Personal ermöglicht, von überall aus zu kassieren (kabelloses Kassen-Zubehör vorausgesetzt). So kann man Kunden an verschiedenen Orten beraten und den Verkauf ankurbeln.
- Kosten: Die Beschaffungskosten für Tablet-Kassensysteme sind oft günstiger als für traditionelle Kassensysteme. Die Softwarekosten dürfen dabei aber nicht außer Acht gelassen werden.
- Platzsparend: Ein Tablet-Kassensystem nimmt nicht viel Platz ein und lässt sich praktisch überall integrieren.
Nachteile eines Tablet-Kassensystems:
- Eingeschränkte Funktionalität: Tablet-Kassensysteme bzw. dafür entwickelte Kassensoftware haben möglicherweise nicht alle Funktionen, die für bestimmte Arten von Geschäften erforderlich sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das gewählte System alle benötigten Funktionen enthält.
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Im Vergleich haben Tablet-Kassensysteme möglicherweise begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Man kann jedoch oft Apps und Erweiterungen hinzufügen, um das System an die spezifischen Anforderungen des Geschäfts anzupassen - was aber natürlich den Preis (i.d.R. pro Monat) steigert.
- Konnektivität: Tablets verfügen nur über einen Anschluss - meisten USB-C oder Lightning. Demnach ist entweder kabelloses Kassenzubehör (teurer als kabelgebunden) oder eine Anschlussbasis (Hub) notwendig, um mehr Möglichkeiten zu erhalten das Kassenzubehör dort anzuschließen.
- Eingeschränkter Hardwaresupport: Was passiert, wenn das Tablet plötzlich nicht mehr funktioniert? Erstmal nichts mehr. Tablet-Hersteller haben i.d.R. keinen vor-Ort Reparatur- oder Austauschservice und auch kürzere Garantielaufzeiten als Hersteller spezieller Kassen-Hardware. Es sollte also bestenfalls immer ein Backup-Gerät vorhanden sein, um den weiteren Betrieb zu gewährleisten.
Was ist eine Cloud-Kassensoftware?
Eine Cloud-Kassensoftware wird in einer Cloud gehostet und ist somit von jedem Ort mit Internetzugang aus zugänglich. Sie verfügen in der Regel über eine Offline-Funktion, indem Sie die Daten lokal zwischenspeichert und in die Cloud hochlädt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. In der Regel wird sie zu einem monatlichen Preis gemietet.
Vorteile von Cloud-Kassensoftware:
- Skalierbarkeit: Neue Kassenplätze oder Filialen können schnell erstellt werden.
- Aktualität: Während des Abonnementszeitraums sind Updates kostenfrei und neue Funktionen sind automatisch verfügbar.
- Flexibilität: Die Cloud-Kassensoftware kann praktisch von überall verwendet werden. Ebenso kann von überall und zentral auf die Daten und Geschäftszahlen zugegriffen werden.
- Schnittstellen: Die Cloud-Kassensoftware kann i.d.R. an verschiedenste andere Systeme angebunden werden, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Online-Shops oder Warenwirtschaftssystemen.
Welche speziellen branchenabhängigen Anforderungen haben Sie?
Haben Sie spezielle Anforderungen, die das neue Kassensystem erfüllen muss? Müssen zum Beispiel gewisse Funktionen enthalten sein oder wird die Hardware gewissen Umweltbedingungen ausgesetzt, die sie aushalten muss? Vielleicht müssen auch gewisse hygienische Standards erfüllt sein? Das sind Dinge, die im vorhinein definiert werden müssen.
Anforderungen an den Schutz der Umwelt
Viele Unternehmen haben sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und möchten das z.B. mittels maximaler Digitalisierung der Prozesse umsetzen. Demnach muss das neue Kassensystem z.B. digitale Belege unterstützen oder die Möglichkeit bieten, die Inventur digital auf einem mobilen Endgerät durchzuführen.
Welche zusätzlichen Kassenfunktionen werden benötigt?
Moderne Kassensysteme bieten im Vergleich zu älteren Kassen, die nur Belege zusammengerechnet haben, eine Vielzahl nützlicher Funktionen, die den Arbeits-Alltag erleichtern und Prozesse verbessern oder beschleunigen können. Ebenfalls kann die "Customer-Experience" und Kundenbindung verbessert bzw. erhöht werden.
Einige Beispiele wären:
- Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten
- Kunden- und Lieferantenverwaltung
- Lagerverwaltung
- Mobile & digitale Datenerfassung
- Kundenbindung (Gutscheine, Aktionen, Preislisten, ...)
- Auftragswesen
- Einkaufswesen
- Tischplan
- Digitaler Beleg
- Online-Reservierungen
- Online-Terminplanung
- Bestellung am Tisch per QR-Code
- Rezeptverwaltung
- Küchen/- oder Thekenmonitor
- Anbindung externer Systeme
- und viele mehr...
Hat Ihr Steuerberater bzw. die Finanzbuchhaltung gewisse Vorgaben oder Anforderungen?
Viele Unternehmen bzw. gewisse Abteilungen des Unternehmens haben bestimmte Anforderungen an den im Kassensystem erfassten Daten. Benötigen diese die Finanzdaten im DATEV-Format oder regelmäßig die Tagesabschlüsse als PDF? Moderne Kassensysteme bieten derartige Funktionen/Schnittstellen/Exporte an, um die Kommunikation mit diesen Personengruppen zu erleichtern.
Wie kommen die Artikel-, Kunden- oder Lieferantendaten ins Kassensystem?
Egal für welches Kassensystem Sie sich entscheiden: Die meisten werden eine Datenbank haben die Anfangs bzw. laufend up-to-date gehalten werden muss. Die zu verkaufenden Artikel oder sonstige Daten müssen schließlich im System vorhanden sein. Gerade am Anfang müssen je nach Unternehmen viele neue Daten eingespielt werden. Hierfür bieten moderne Kassensysteme entsprechende Importe per CSV oder Excel an, um einen schnellen Datenimport zu gewährleisten. Klären Sie unbedingt den Prozess ab, wie der Import von statten geht und evaluieren Sie, ob Sie den Import selbst durchführen können oder möchten. Da Importe je nach Umfang ein gewisses Verständnis voraussetzen und viel Zeit in Anspruch nehmen können, bieten viele Anbieter - auch wir - auf Wunsch den Import Ihrer Daten als Dienstleistung an. Das ist meistens die zeitsparendste Lösung und wie wir alle wissen: Zeit ist Geld 😉
Müssen bestehende Systeme angebunden werden und ist das überhaupt möglich?
Sie haben einen Online-Shop, eine Finanzbuchhaltungssoftware oder sonstige externe Systeme, die mit dem neuen Kassensystem verbunden werden müssen, damit Finanzdaten oder auch Lagerbestände miteinander synchronisiert werden? Dann benötigt Ihr neues Kassensystem zwingend passende Schnittstellen! Klären Sie im Vorhinein, ob diese Schnittstellen vorhanden sind - auch im Hinblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens: Vielleicht haben Sie derzeit noch keinen Online-Shop, aber das kann ja noch kommen. Dann wäre es ärgerlich wieder ein neues Kassensystem bzw. eine neue Kassensoftware implementieren zu müssen.
Support, Wartungen und zusätzliche Dienstleistungen
Ein großer Punkt indem sich viele Anbieter unterscheiden ist der Support bzw. das Angebot für zusätzliche Dienstleistungen. Haben Sie die Chance den Anbieter telefonisch oder schriftlich - ggf. rund um die Uhr - zu erreichen um eventuelle Probleme oder Fragen zu klären? Bietet er spezielle Konfigurationen oder andere Dienstleistungen an oder lässt er Sie damit allein (das kann für technisch versierte Personen kein Problem darstellen)? Sollten Sie eine lokal installierte anstatt Cloud-basierte Kassensoftware haben wollen, wie funktionieren dann Updates und was passiert wenn sich gesetzliche Vorgaben ändern? Was ist, wenn die Kassenhardware plötzlich defekt ist? Gibt es einen Reparatur- bzw. Austauschservice? Klären Sie unbedingt, wie die genannten Szenarien gehandhabt werden!
Garantiebedingungen bei der Kassenhardware
Viele Kassenhardware-Hersteller bieten keinerlei zusätzliche Garantien an, die über die gesetzliche Gewährleistung hinaus geht. Dies schlägt sich dann zwar in einem niedrigeren Preis nieder, aber kann im Ernstfall teuer werden. Premiumhersteller bieten dagegen i.d.R. bis zu 5 Jahre Garantie inkl. einem vor-Ort Kundenservice am nächsten Werktag an. Die defekte Hardware wird also umgehend repariert oder ausgetauscht um schnell wieder Einsatzbereit zu sein. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, wie die Garantiebedingungen sind!
Ich hoffe dieser Blog-Artikel war hilfreich und konnte Ihnen aufzeigen, worauf Sie beim Kauf eines Kassensystems achten sollten!
Sollten Sie weitere Unterstützung oder ein unverbindliches Angebot benötigen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!